Société : tibSys
Secteur d'activité : Informatique et réseau
Début du contrat : Juillet 2005 (stage 6 mois)
Missions principales :
- Aide à la création de la SARL
- Instauration d'un système de veille technologique et concurrentielle (client)
- Formalisation d'une organisation et d'une communication internes fiables et efficaces
- Formalisation d'une communication externe
- Organisation et exécution d'un plan de prospection
- Participation à divers projets
En collaboration avec les deux associés, j'ai réalisé dans l'entreprise tibSys mon dernier stage d'études, centré sur des missions de communication et d'organisation interne. Il s'agit d'une société proposant aux entreprises et aux collectivités des services informatiques permettant des gains de productivité : installation de réseaux, développement de progiciels, installation d'interfaces de travail collaboratif.
Aide à la création de la SARL
Même si l'activité tibSys existait au préalable, elle n'était pas intégrée sous la forme d'une SARL. J'ai donc accompagné les deux associés dans cette dynamique.
- Etude des différents statuts d'entreprise
- Relations avec la CCI
- Propositions d'aménagement
- Recherche des aides à la création d'entreprise
Instauration d'un système de veille technologique et concurrentielle (client)
L'informatique étant un secteur propice aux innovations, tibSys se devait d'être tenu informé de l'actualité.
- Fréquentation quotidienne d'un panel de sites web spécialisés en actualité informatique, tri et mise à disposition des informations importantes
- Sélection de revues spécialisées, abonnement
- Veille sur les activités spécialisées clientes (réparation automobile, agences immobilières, grandes écoles, etc.) via leurs sites web et certains magazines
Formalisation du fonctionnement interne : Communication et Organisation
Une fois la société créée, il fallait instaurer des normes de fonctionnement pour rendre l'action cohérente et efficace, notamment dans le cadre de nouveaux recrutements.
- Instauration d'un système d'échange des informations (enrichissement de la plateforme de travail collaboratif et normalisation de son usage)
- Formalisation des procédures de travail et des modèles de document
- Mise en forme d'un guide du coopérateur tibSys (charte, fonctionnement, ressources disponibles, etc.)
Formalisation de la communication externe
Des actions et de nouveaux supports étaient nécessaires pour promouvoir l'entreprise, son activité et ses produits :
- Réalisation d'une plaquette institutionnelle et d'une plaquette produit
- Organisation de la participation tibSys à un salon
- Relations médias
- Réalisation d'une "proposition commerciale type" pour simplifier et encourager la réponse aux appels d'offre
- Réalisation de cartes de visites professionnelles et de cartes de voeux pour entretenir les relations clients.
Organisation du plan de prospection
tibSys devait faire connaître ses services auprès de clients potentiels, d'où la préparation d'une campagne de prospection sur l'ensemble du département.
- Etude des clients potentiels
- Recensement de tous les prospects (création d'une base de données)
- Réalisation d'une plaquette de prospection
- Rédaction de courriers personnalisables
- Gestion des envois postaux sur plusieurs semaines (contrat avec La Poste, organisation générale)
- Création d'une page HTML de prospection et e-mailing
- Phoning
Participation à divers projets
Du fait de mon intégration rapide, mon rôle ne s'est pas cantonné aux seules missions de communication.
- Création de l'Association Francophone pour le Développement d'Open-Xchange (AFOX)
- Relations clients
- Réalisation d'Interfaces Homme-Machine (IHM) pour des produits tibSys
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