Collectivité : Musée des beaux-arts (Ville de Rennes)
Secteur d'activité : Culture et patrimoine
Début du contrat : Octobre 2006 (CDD 16 mois)
Missions principales :
- Communication externe
- Communication interne
- Mécénat
- Projets spécifiques
Après l'obtention de mon Master, la Ville de Rennes m'a rapidement proposé un CDD de 6 mois, renouvelé deux fois, en remplacement d'un congé parental, au Musée des Beaux-Arts. Les missions de l'institution et la fiche de poste m'ont de suite intéressé.
Communication externe
Les relations extérieures sont une partie importante de ce poste, tant ces relations sont nombreuses et diverses. La communication externe comprend notamment la production et la diffusion de supports, ainsi que l'achat d'espaces publicitaires.
- Relations presses locale et nationale : rédaction et diffusion des dossiers de presse, préparation des conférences de presse et d'interviews, relance et accueil des journalistes, insertions publicitaires dans les journaux et presses spécialisées.
- Communication et organisation des expositions temporaires : publicité (achat d'encarts publicitaires urbains, dans la presse ou sur le web), identité visuelle de l'exposition (signalétique, affiches intérieures, kakemono et panneaux extérieurs, dépliants 3 volets, autocollants, bannières flash, etc.) soirées de vernissage (organisation générale, détails techniques, invitations, etc.), relations prestataires extérieurs, etc.
- Relations partenariats : presse, mécènes, agences de presse, entreprises, collectivités, institutions, associations, autres musées, etc.
- Réalisation du guide d'activités (semestriel) : recueil des informations auprès des conservateurs et médiateurs, rédaction, établissement de la structure (sommaire), mise en cohérence, mises à jour, organisation des données pour l'imprimeur, relations avec l'imprimeur (PAO, offset et façonnage), organisation et synthèse des relectures internes, suivi de l'impression, diffusion.
- Organisation des manifestations : soirées prestige, salons, vernissages, expositions, cycles de conférences, soirées de partenaire, Nuit des Musées, etc.
Communication interne
Les séparations géographiques du personnel par étages et les différents métiers exercés au Musée des Beaux-Arts n'incitent pas à une communication aisée entre les agents, d'où la nécessité d'un "liant" qui comprenne et traduise les attentes et les actions de chacun.
- Entretien de relations égales avec tous, encouragement à la participation
- Diffusions adaptées (mails, notes, affichettes, discussions informelles) des activités du musée : actualité, manifestations à venir, changement d'organisation, etc.
- Organisation et archivage de documents ressources, accessibles à tous
- Création et mise à disposition d'un serveur d'échange de données (FTP) destinées à l'extérieur
- Communication interne au sein de la Ville de Rennes : participation aux supports d'information municipaux (Intranet, RHinfo, Interlignes, etc.)
- Coordinations diverses : inscription bimensuelle des horaires exceptionnels de chacun (pour les rendre compatibles avec les impératifs de sécurité), instauration d'un calendrier numérique partagé pour l'occupation du patio (soirées, animations, expositions, etc.), coordination entre le musée et certains fournisseurs, etc.
Mécénat
Le mécénat, encouragé par la loi de 2003, est appelé à se développer considérablement dans les musées français. Toutefois, l'exercice n'est pas encore tout à fait naturel pour les institutions publiques, et au moins une personne chargée du mécénat – en plus du directeur – est nécessaire :
- Prospection / réponse aux attentes des mécènes potentiels
- Intermédiaire direct entre le musée et l'entreprise mécène
- Rédaction et suivi des conventions
- Pilotage des projets "mécénés" : aide à la communication, organisation de la soirée prestige (organisation de l'espace et du temps, mise en compatibilité de la sécurité avec l'évènement, relations avec le traiteur, les ingénieurs du son, les hôtesses, etc.).
- Entretien des relations mécénats : cartes de voeux, envoi de "goodies", rédaction d'articles mécénat dans le guide d'activités, etc.
Projets spécifiques
Au-delà des missions de fonctionnement qui m'ont été confiées, j'ai aussi mené à bien divers projets, en relation avec d'autres collègues, comme par exemple le photographe et le webmaster :
- Création d'un Flip Book : suite à une exposition d'oeuvre éphémère (en glace), nous avons réalisé un Flip Book (ou folioscope) retraçant la fonte de la sculpture. Ce bel objet, accompagné d'un DVD, a servi de "goodie" que nos partenaires ont beaucoup apprécié : élus, administrateurs, fournisseurs, mécènes, journalistes, etc.
- Mise en place d'un système de diffusion de l'information à destination des visiteurs : création d'un fichier partagé et modifiable par tous les agents concernés (communication, animation, médiation, conservation, etc.) consistant en un diaporama diffusé sur écran plasma à l'accueil du musée.
- Création d'une newsletter : profitant de la refonte du site internet du musée, le webmaster et moi avons développé une lettre d'information électronique, lui ayant en charge les problématiques techniques, et moi les problématique de charte graphique et de contenu. Trimestrielle, cette newsletter devrait devenir à terme un complément efficace à tous les autres supports de communication.
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