Collectivité : Département d'Ille-et-Vilaine (35) – Service Communication du Pôle Développement

Secteur d'activité : Environnement, infrastructures, économie, emploi, agriculture, habitat, intercommunalité, Europe et international

Début du contrat : Juin 2008 (CDD 5 mois)

Missions principales :

• Edition
• Gestion documentaire
• Missions complémentaires

Ma mission principale consistait à gérer le processus de réalisation des supports imprimés (dépliants, flyers, insertions publicitaires, guides, annuaires, lettres d’information, etc.), de la recherche d’informations jusqu’à la livraison des documents, en collaboration avec les services commanditaires.

Edition

En relation avec les différents chefs de service et les professionnels de terrain, je me suis impliqué dans toutes les étapes nécessaires à la réalisation d’un document écrit, en accord avec un échéancier préétabli :

• Recherche, tri et synthèse des informations
• Gestion de l’image : choix des visuels, droits photo, commande de reportages
• Mise en cohérence avec la charte graphique et les supports existants
• Briefing en PAO
• Organisation des relectures, suivi des modifications
• Validation auprès de la DG Communication, des chefs de service et des élus
• Suivi offset et façonnage
• Gestion des stocks, de la distribution et des rééditions

Au-delà du soin porté à la forme, la compréhension du contenu – souvent technique – était primordiale pour la bonne qualité du document final. Par conséquent, j’ai du faire preuve d’une adaptation rapide aux sujets, particulièrement variés.

Gestion des documents

Suite à la refonte des différents Pôles du Département et au déménagement de certains services, les documents de communication (dépliants, affiches, guides, cartes postales, etc.) ont été mélangés et entreposés en différents endroits. Avec l'aide de techniciens, j'ai pu tous les rassembler, puis constituer un stock, le plus ergonomique possible.

Après avoir organisé l'aménagement de l'espace de stock, j'ai créé une base de données informatique partagée pour suivre ou modifier en temps réel les quantités des documents (interface simple, erghonomie identique à celle des stocks, repères de classement, détails des documents disponibles, tri des données, alerte pour réédition, etc.).

Missions complémentaires

Ponctuellement, j'assistais également les collègues de mon service quand cela était nécessaire :

• Conseil et orientation des agents du Pôle en matière de communication
• Préparation du stand CG35 aux salons "SPACE", "Habiter demain" et "Ille et Bio": cadrage des échanges avec le prestataire chargé de réaliser les stands, suivi de la création des supports d’information, organisation générale, etc.
• Suivi de projets