Société : CabinetPartner

Secteur d'activité : Gestion documentaire et solutions d'impression

Début du contrat : Avril 2009 (CDI rompu par l'employeur, 2 mois)

Missions principales :

• Audit technique, financier et fonctionnel des solutions d'impression
• Analyse et synthèse des données, préconisations d'utilisation ou d'investissement
• Contrats d'accompagnement
• Intermédiation et conseil avant investissement

Très intéressé par la gestion documentaire (GED), et après plusieurs candidatures infrutueuses sur des postes de documentaliste, j'ai commencé cette mission chez CabinetPartner avec énormément de motivation. Malheureusement, la mauvaise passe de l'entreprise en matière de trésorerie a eu raison de mon CDI, à la fin de ma période d'essai. Plusieurs mois après, j'ai été recontacté par le directeur pour reprendre un poste vacant, avec d'importantes responsabilités, mais j'ai préféré ne pas interrompre le contrat que j'avais alors avec Sersia France (chargé de communication et de documentation).

Ces deux mois au sein de CabinetPartner ont toutefois été riches d'enseignements : j'ai appris un nouveau métier, qui réclame beaucoup de méthode, et qui permet de travailler au cœur d'entreprises très différentes.

Audit chez le client

Les clients de CabinetPartner sont des entreprises de tailles très variées qui souhaitent réaliser d'importantes économies au niveau de leurs impressions (20 à 40%) ou qui s'apprêtent à investir dans des équipements bureautiques (fax, imprimantes, copieurs). Au-delà du rôle d'expert (matériels existants) et de conseiller (gestion documentaire), le consultant CabinetPartner fournit à son client des clés pour travailler mieux, plus efficacement, plus rapidement, en optimisant l'utilisation des outils bureautiques disponibles, tout en améliorant l'impact écologique induit par l'activité (énergie, papier, encre, etc.). En bref, une stratégie d'impression est développée :

• Audit technique : relevé des matériels d'impression existant, de leurs emplacements, fonctionnalités, etc.
• Audit financier : relevé de tous les documents financiers relatifs à l'impression et la gestion électronique des documents (GED)
• Audit fonctionnel : étude qualitative de l'utilisation réelle des équipements
• Audit organisationnel : analyse des services, des procédures de travail et de la répartition des tâches

Analyse et synthèse des données

Après l'audit, je devais trier et rassembler toutes les pièces du puzzle relevées chez le client pour commencer l'analyse.

• Saisie informatique des données sous un même dénominateur
• Etude et comparaison des données travaillées
• Analyse complexe de l'existant à partir d'informations fiables
• Extraction des informations pertinentes
• Rédaction et mise en forme d'un rapport détaillé
• Création d'un diaporama pour présentation au client

Contrats d'accompagnement

Après un premier audit et les préconisations qui en découlent, les clients de CabinetPartner préfèrent généralement continuer la collaboration à travers des contrats d'accompagnement, qui aident à maîtriser les volumes et les coûts d'impression, via des ajustements techniques ou fonctionnels quand cela est nécessaire. Cette formule d'accompagnement optimise de façon durable le retour sur investissement.

• Réalisation d'audits intermédiaires à intervalles réguliers
• Analyse et comparaison des résultats
• Remise d'un rapport détaillé, incluant généralement des préconisations précises
• Interventions sur site pour la mise en place des préconisations : formations basiques et avancées, paramétrages techniques, aide à la sensibilisation des usagers, réalisation de documents d'assistance, etc.

Intermédiation et conseil avant investissement

En tant qu'experts du marché bureautique et des solutions d'impression, les collaborateurs de CabinetPartner peuvent être mandatés par leurs clients pour mettre en concurrence des fournisseurs d'équipements et de solutions.

• Définition de cartes bureautiques et de cahiers des charges
• Décryptage de propositions commerciales en matière d'équipements
• Mise en concurrence de fournisseurs de solutions (ex : logiciels de comptabilisation)
• Suivi de la mise en place de la prestation choisie